Umeå kommun stärker sitt arbetsmiljöarbete med digitala lösningar från Miljödata

Umeå kommun är en av norra Sveriges största arbetsgivare med cirka 13 000 medarbetare och runt 500 chefer. Organisationen består av nio förvaltningar med varierande storlek och verksamhetsinnehåll, från mindre enheter till stora förvaltningar med flera tusen anställda.

Vikten av stöd i arbetsmiljöarbetet

Arbetsmiljöfrågor, rehabilitering och strukturerade HR‑processer spelar en central roll i en så stor och
decentraliserad verksamhet, där likvärdighet, kvalitet och kontinuitet kräver tydliga arbetssätt och systemstöd som fungerar i hela organisationen.

Ulrika Bertilsson - Arbetsmiljöstrateg

Ulrika Bertilsson arbetar som arbetsmiljöstrateg vid Umeå kommuns HR‑funktion på stadsledningskontoret.
Hon har nästan trettio års erfarenhet från kommunen i både operativa och strategiska roller, bland annat som enhetschef, verksamhetschef och HR‑konsult med fokus på sjukfrånvaro och individärenden. I sin nuvarande roll ansvarar Ulrika för strukturer, rutiner och uppföljning inom arbetsmiljöområdet och samordnar ett kommungemensamt team av HR‑funktioner från alla förvaltningar. Hon har varit delaktig i införandet av samtliga

Varför valde ni att införa systemen?

När Umeå kommun började se över sitt arbetssätt saknades en sammanhållen dokumentation inom flera HR‑områden. Rehabiliteringsärenden hanterades tidigare på olika sätt mellan förvaltningar, och både HR och chefer saknade en gemensam helhetsbild.

Efter Adato blev det tydligt att samma struktur behövdes även i arbetsmiljöarbetet, och Stella infördes för att skapa enhetlig rapportering av tillbud, risker och arbetsskador. Novi valdes för att ge stöd i arbetsrättsliga processer, där dokumentation tidigare låg utspridd i olika mappar. Opus infördes slutligen för att samla och strukturera det systematiska arbetsmiljöarbetet på ett gemensamt sätt.

En viktig anledning till valet av Miljödata var att systemen bygger på samma logik, vilket gör dem lättare för chefer att använda.

”Det är en stor fördel att systemen liknar varandra. Det gör det mycket
enklare för chefer att ta till sig arbetssättet”, säger Ulrika.

Hur arbetade ni inom området innan ni införde systemen?

Före införandet av Miljödatas system arbetade förvaltningarna på olika sätt, ofta i egna mallar eller lokala lösningar. Rehabilitering kunde dokumenteras både digitalt och på papper, vilket gjorde att information inte följde med när en medarbetare bytte chef eller enhet.

Arbetsmiljörapportering skedde utan samlad struktur och användes främst för att räkna antal händelser snarare än för systematisk uppföljning. Inom arbetsrättsliga ärenden saknades ett gemensamt stöd, och dokumentationen var spridd över flera olika platser. Det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrevs i praktiken men var inte enhetligt dokumenterat eller samlat på ett ställe.

Vilka utmaningar såg ni med det arbetssätt ni jobbade med innan?

De tidigare arbetssätten gjorde det svårt att skapa överblick och kontinuitet. Dokumentation följde inte alltid med i organisationens rörelser, vilket riskerade att ärenden tappade tempo eller behövde startas om.

Arbetsmiljöarbetet saknade tydlig uppföljning och statistik, och det fanns ingen enhetlig metod för riskhantering eller analys. Arbetsrättsliga ärenden kunde vara tidskrävande att följa eftersom dokumentationen inte alltid låg samlad. Sammantaget innebar det att HR behövde lägga mer tid på att söka information och att cheferna saknade stöd i flera centrala delar av sitt uppdrag.

Hur infördes systemen hos er?

Införandet av systemen skedde på ett strukturerat och lättillgängligt sätt. När Adato infördes arrangerades praktiska genomgångar där cheferna tog med sina datorer och fick hjälp att komma igång direkt i systemet. Stödet gavs gemensamt av HR‑funktioner från flera förvaltningar, vilket skapade en enhetlig introduktion i hela organisationen. Samma metodik fortsatte när Stella infördes, där cheferna snabbt fick en tydlig bild av hur rapportering och uppföljning fungerade.

När Novi infördes skapades korta, tydliga utbildningsfilmer och guider som gjorde det enkelt att komma igång, och cheferna kunde själva ta del av materialet vid behov. Opus implementerades i nära dialog med förvaltningarna, där varje verksamhet kunde välja när det passade att ta steget in i systemet. Superanvändare utsågs för att ge lokalt stöd och säkerställa att checklistor och arbetssätt följde verksamhetens behov.

Vad är ert helhetsintryck av Miljödata och systemen?

Ulrika beskriver samarbetet med Miljödata som positivt och uppskattar både användarvänligheten och supporten. Systemens liknande struktur gör dem enkla att förstå, och chefer som lär sig ett system känner snabbt igen sig i de andra.

Supporten lyfts också fram som snabb och tydlig.
”Vi får alltid bra och klara svar. Det är lätt att få hjälp när vi behöver det”
säger Ulrika.

Efter att driften flyttades över till Miljödata upplever HR att administrationen minskat och att uppdateringar hanteras smidigare. Ulrika förklarar att som kund hos Miljödata har man möjlighet att bidra till systemens utveckling. Detta genom att delta på användardagar och lägga utvecklingsförslag på det som är viktigt för organisationen, vilket gör att systemen följer kommunens behov över tid.

Hur har systemen förbättrat ert arbete inom området?

Systemen har samlat kommunens arbetssätt och skapat en tydlig struktur för både chefer och HR. Adato har lett till en mer sammanhållen rehabiliteringsprocess där dokumentationen följer med över tid och ger bättre kontinuitet.

Stella har gjort arbetsmiljöarbetet mer aktivt genom ökad rapportering och möjligheten att arbeta mer förebyggande.

Novi har gett tydlighet i arbetsrättsliga ärenden genom guider och enhetlig dokumentation.

Opus har stärkt det systematiska arbetsmiljöarbetet genom att ge en gemensam och lättillgänglig struktur för riskbedömningar och uppföljningar.

Vilka har effekterna varit av att ha lösningarna?

Införandet av Adato, Stella, Novi och Opus har haft en tydlig påverkan på både arbetssätt och kvalitet i Umeå kommuns arbetsmiljöarbete. Tillsammans har systemen skapat en sammanhållen struktur där information följer med över tid och mellan verksamheter, vilket har gjort arbetet mindre personberoende och mer rättssäkert.

Ulrika beskriver hur organisationen idag har betydligt bättre koll, oavsett om det gäller rehabilitering, arbetsmiljö eller arbetsrättsliga processer, och att cheferna har fått ett helt annat stöd i sitt dagliga arbete.

Hon lyfter särskilt hur Stella har bidragit till ett mer aktivt och medvetet arbetsmiljöarbete. Rapporteringen av tillbud och risker har ökat över tid, vilket har gjort det möjligt att arbeta mer förebyggande och att upptäcka mönster som tidigare var svåra att se.

”Ju mer vi anmäler, desto bättre underlag får vi – och det gör att vi faktiskt kan jobba bort skador innan de händer”, säger Ulrika.

Adato har haft en liknande effekt inom rehabiliteringsområdet, där processen blivit snabbare, mer överskådlig och mer konsekvent oavsett organisatoriska förändringar. Dokumentationen ligger samlad, följer med vid chefsskiften och gör att rehabiliteringsarbetet inte stannar av. Novi har skapat trygghet i arbetsrättsliga ärenden genom att säkerställa att chefer följer en enhetlig och korrekt process, medan Opus har gett organisationen en gemensam rygg att luta sig mot i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Sammantaget har systemen bidragit till en mer robust struktur, förbättrade arbetsprocesser och en kultur där arbetsmiljö och dokumentation är en naturlig del av vardagen. Det har i sin tur frigjort tid, gett bättre beslutsunderlag och skapat en större samsyn mellan förvaltningarna.

Vad skulle du vilja ge för tips till andra som ska införa systemen?

Ulrika menar att det viktigaste för andra organisationer är att se systemen som ett stöd för arbetssätten – inte som en ersättning för dem. När strukturen är tydlig i organisationen blir systemen ett naturligt verktyg som både förenklar och stärker arbetet. Hon lyfter särskilt värdet av att systemen liknar varandra i både upplägg och logik, något som gör det enklare för chefer att ta till sig flera system utan att belastas av nya gränssnitt och arbetssätt.

Hon rekommenderar också att involvera förvaltningarna tidigt och ge lokalt stöd genom superanvändare eller motsvarande funktioner, eftersom det skapar trygghet och ökar användningen. Enligt Ulrika är det även värdefullt att erbjuda chefer korta och konkreta utbildningar, gärna i form av filmer eller tydliga guider som de kan återvända till vid behov.

Sammantaget menar hon att Miljödatas lösningar bidrar till struktur, kontinuitet och ett gemensamt arbetssätt – vilket hon ser som avgörande för större organisationer med många chefer och komplexa HR‑ och arbetsmiljöprocesser.

Våra produkter