Varför valde ni att införa Miljödatas system?

HR konsulterna Kajsa Linnarsson och Anita Holm Tronnberg förklarar att kommunen behövde säkerställa att allt som är kopplat till rehabiliteringsprocessen dokumenterades rätt och riktigt. Det fanns även ett behov av att få ut statistik på arbetsskador och tillbud.

Av den anledningen valde kommunen att införa Adato och Stella redan 2012 och då fanns det inte många alternativ på marknaden enligt Anita. Novi och Opus infördes under 2021-2022, anledningen var att det fanns behov av systemstöd för att enkelt kunna dokumentera och samla allt både vad det gäller medarbetarens anställning i Novi och det systematiska arbetsmiljöarbetet i Opus.

Kajsa och Anita berättar att kommunen såg en stor fördel med att samla allt hos Miljödata dels för att det blev en igenkänning för cheferna men även att dokumentation följer med medarbetaren vid eventuell byte av tjänst inom kommunen.

- Vi hade redan Adato och Stella så det var värdefullt att få möjligheten att implementera Novi och Opus förklara Kajsa

Hur arbetade ni inom området innan ni införde systemen?

Anita förklarar att det fanns olika rutiner i arbetet innan systemen från Miljödata infördes. Det var mycket spridd dokumentation i organisationen, varav den mesta förvarades i säkra dokumentskåp hos cheferna. Det fanns en del brister i arbetssättet vilket Anita beskrev som en ganska rättsosäker hantering av dokumentation.

Vilka utmaningar såg ni med det arbetssätt ni jobbade med innan?

En av utmaningarna var att dokumentationen inte följde medarbetaren. Följden innebar att viktig dokumentation om rehabärenden och den anställda kunde försvinna i samband med att en chef slutade eller att medarbetaren bytte avdelning.

Kajsa beskriver även att cheferna i kommunen tyckte det var svårt att veta vad de skulle göra gällande det systematiska arbetsmiljöarbetet. Innan införande av system från Miljödata hade HR och överordnade chefer inte samma möjligheter att stötta underordnade chefer i sitt arbete kopplat till rehabilitering, personalärenden och det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Hur infördes systemen hos er?

Anita förklarar att när Adato och Stella infördes 2012 var Miljödata på plats och hjälpte till med installationen och uppstarten av systemen. Systemen uppskattades av cheferna.

Kajsa som varit inblandad i uppstarten av Opus och Novi beskriver att Miljödata varit väldigt tillgängliga och enkla att ha att göra med under uppstarten.

Kajsa fick känslan att kontaktpersonen på Miljödatas support kunde varit hennes kollega och hon kunde sakna när implementationen var färdig.

I samband med införandet av systemen valde kommunen att flytta sin drift av systemen till Miljödata vilket underlättat mycket i alla supportärenden.

Hur har systemen förbättrat ert arbete inom området?

Kajsa förklarar att systemen digitaliserat och underlättat för cheferna i deras arbete. Tack vare systemen har Falköpings kommun kommit mycket längre i arbetsmiljöarbetet. Kommunen får även en bättre koll på arbetsmiljöarbetet med hjälp av Opus.

Kajsa säger även att systemen komplimenterar varandra bra så man får en överskådlig översikt över kommunens arbete. Systemen har även hjälpt cheferna i kommunen att förstå vilka ansvarsområden de har och gjort det enklare för dem att utföra sina uppgifter.

Men hjälp av systemen kan även överordnad chef, ledning och HR få en kontroll på vad som görs och behöver göras i kommunen.