Varför valde ni att införa Adato?

Bakgrunden till införandet av Adato var ett tydligt behov av ett bättre systemstöd för rehabiliteringsarbetet. Tidigare hanterades ärenden till stor del manuellt, med dokumentation på papper eller lokalt sparade filer. Detta kunde skapa sårbarhet och risker eftersom chefernas uppdrag ofta är tidsbegränsade.

För Högskolan Dalarna var det också viktigt att systemet skulle vara enkelt att använda för chefer som inte alltid har tidigare erfarenhet av rehabiliteringsarbete. Ett tydligt och strukturerat stöd sågs som avgörande för att säkerställa att rätt åtgärder vidtas i rätt tid och att arbetet sker i enlighet med gällande regelverk.

Hur arbetade ni inom området innan ni införde Adato?

Innan Adato infördes hanterades rehabiliteringsärenden genom en kombination av pappersdokument, lokala mappar och diarieföring. Informationen var ofta spridd och i vissa fall knuten till enskilda chefer eller HR-personer. Även om diariet användes fanns det begränsningar i sökbarhet och överblick, vilket gjorde det svårt att snabbt få en samlad bild av ett pågående ärende.

HR fungerade som stöd till cheferna, men utan ett gemensamt system blev arbetet mer reaktivt. Mycket tid gick åt till att leta efter information, följa upp manuellt och säkerställa att inget viktigt missades.

Vilka utmaningar såg ni med det arbetssätt ni jobbade med innan?

Den största utmaningen var risken för bristande kontinuitet. När dokumentation låg på papper eller lokalt sparade filer fanns det en uppenbar risk att information inte följde med när en ny chef tog över ett ansvar. Detta var särskilt problematiskt vid längre rehabiliteringsärenden.

”Det var en stor risk att saker försvann eller låg i någons skrivbordslåda. Vi behövde få bort det arbetssättet helt”, säger Lisa.

Ytterligare en utmaning var att chefer upplevde rehabiliteringsarbetet som komplext och svårt att överblicka. Utan ett tydligt stöd blev det lätt att missa steg i processen eller att känna osäkerhet kring vad som förväntades i rollen.

Hur infördes Adato hos er?

Införandet av Adato genomfördes strukturerat och i nära samarbete med Miljödata. En intern projektledare ansvarade för att driva processen framåt och säkerställa att systemet infördes enligt organisationens behov och förutsättningar. Både HR och chefer erbjöds utbildning i systemet, med fokus på att skapa förståelse för både funktionalitet och process.

”Vi såg till att verkligen klä på cheferna med kunskap så att de kände sig trygga i systemet. Det var viktigt att det inte bara blev ett nytt verktyg, utan ett faktiskt stöd i vardagen”, säger Lisa.

Ledningen involverades tidigt i arbetet, vilket bidrog till att skapa acceptans och förankring i organisationen. Införandet sågs som en långsiktig satsning på struktur och kvalitet snarare än som ett enskilt IT-projekt.

Vad är ert helhetsintryck av Adato och Miljödata?

Både Lisa Ek och Patricia Andersson beskriver samarbetet med Miljödata som mycket positivt. Särskilt lyfts tillgängligheten och kvaliteten i supporten fram som en viktig faktor i det dagliga arbetet.

”Supporten är verkligen a och o. Man får snabbt svar och de är alltid behjälpliga. Det skapar en trygghet i att vi aldrig står ensamma med frågor eller problem”, säger Patricia.

Lisa Ek instämmer och beskriver kontakten med Miljödata som smidig och professionell. När frågor eller behov uppstår upplever hon att de tas på allvar och hanteras snabbt, vilket bidrar till att systemen fungerar väl även över tid.

Hur har Adato förbättrat ert arbete inom området?

Adato har bidragit till ett mer enhetligt och strukturerat rehabiliteringsarbete inom Högskolan Dalarna. Systemet fungerar som ett konkret stöd för cheferna och gör det tydligare vad som förväntas i varje steg av processen. För HR innebär det bättre överblick och möjlighet att följa ärenden mer systematiskt.

”Systemet hjälper cheferna att följa processen på ett helt annat sätt. Det skapar en röd tråd i ärendena och minskar risken för att något missas”, säger Lisa Ek.

För Patricia Andersson har systemet också underlättat arbetet i samband med chefsbyten och nya HR-medarbetare. Möjligheten att snabbt sätta sig in i ett ärende och förstå vad som gjorts tidigare upplevs som en stor fördel, både ur ett arbetsmiljö- och rättssäkerhetsperspektiv.

Vad skulle ni vilja ge för tips till andra som ska införa systemen?

Patricia Andersson betonar vikten av att se systemstödet som en del av ett större arbete med struktur och tydlighet. I organisationer där många chefer är nya i sin roll eller har chefsuppdrag som en del av sin tjänst kan ett gemensamt system göra stor skillnad.

”Det handlar om att samla processerna och skapa ordning och reda. När allt finns på ett ställe blir det mycket lättare att både arbeta rätt och känna sig trygg i att man gör rätt”, säger hon.

Hon lyfter även vikten av utbildning och löpande stöd till chefer för att systemet ska bli ett naturligt arbetsverktyg och inte upplevas som ytterligare administration. Med rätt förutsättningar menar hon att systemstödet kan bidra till både bättre kvalitet i arbetet och en tryggare vardag för chefer och HR.