Inom arbetsmiljöområdet vill Svenska kyrkan Eskilstuna vara en attraktiv arbetsgivare och att utnyttja sina resurser på ett effektivt sätt. Detta innefattar, att ta hand om de anställda och säkerställa att de trivs på jobbet. Samt bidra till att möta och ta hand om andra människor som möter pastoratets verksamheter på ett eller annat sätt. De vill också öka frisknärvaron och att skapa förutsättningar för samverkan både inom verksamheterna och samhället.

Idag använder kyrkan miljödatas lösningar Adato och Novi som stöd i detta arbete.

Varför valde ni att införa Novi?

Camilla Kronkvist som är HR ansvarig inom Svenska kyrkan förklarar att med en spridd organisation, både geografiskt och med flera chefer och ledare, skapas ett behov där man behöver förenkla och effektivisera hanteringen av allt material som rör de anställda.

Camilla säger även att man ville göra det säkrare i enlighet med GDPR. De fördelar man såg med Novi var att personalakterna kunde digitaliseras samt att förvaringen av dokumentation underlättades. Med Novi minimeras risken att dokumentation försvinner eftersom all dokumentation är samlad på ett och samma ställe. Det medför även högre säkerhet då enbart respektive chef/HR kommer åt sina medarbetares dokumentation.

Hur arbetade ni inom området innan ni införde Novi?

Innan införandet av Novi förvarades dokumentation på flera olika ställen och i flera säkerhetsklassade skåp. Närmsta chef var tvungen att lämna material hos HR/lön som förvarade dokumentationen. Konsekvensen av detta var att chefen tvingades kontakta HR/lön för att vid behov få tillgång till dokumentationen.

Camilla uttrycker svårigheterna Svenska kyrkan Eskilstuna hade gällande att både få tag i det material som behövdes inför exempelvis ett samtal av något slag. Svårigheterna gällde chefer, arbetsledare samt HR- och lönepersonal i olika situationer. Samtidigt fanns det risker hur dokumentationen förvarades innan införandet av Novi då viktiga dokument kunde försvinna.

- Dokumentationen fanns alltid i ett brandklassat säkerhetsskåp på någons kontor.

Det fanns dessutom material som antecknats på olika sätt och olika typer av underlag som både skrevs på lösa papper, i anteckningsblock eller post-its, vilket gav en inkonsekvent hantering av dokumentationen. Vidare uttrycker Camilla att det var svårt för HR- och lönepersonal att vara insatta och ha koll på den dokumentation som förvarades hos chefer och/eller arbetsledare, vilket försvårade arbetet med att arbeta med chefsstöd i personärenden.

Vad är ert helhetsintryck av Novi och Miljödata?

Enligt Camilla är Miljödata och systemen Novi och Adato professionella och användarvänliga. Supportavdelningen upplevs som lättillgänglig, de ger en snabb återkoppling på supportärenden, har ett gott kundbemötande och kan förklara det tekniskt avancerade på ett sätt som man kan förstå.

Vidare uttrycker Camilla att systemen underlättar deras processer, såväl rehab som personalakterna. De förenklar och underlättar även kommunikationen mellan HR/lön och chefer/arbetsledare och ger en tydlig överblick. Hon ser det även som väldigt positivt med en lägre tilläggskostnad vid införande av flera system.

Hur har Novi förbättrat ert arbete inom området?

Camilla sammanfattar att Novi har förbättrat arbetet inom området genom enklare kommunikationsvägar, en tydligare överblick för chefer/arbetsledare och HR/löneavdelning. Samt att allt blivit säkrare och är nu samlat på samma ställe.

Den största fördelen med detta är att chefer/ledare och HR/lön samtidigt kan se dokumentationen under ett pågående samtal/process utan att behöva befinna sig på samma fysiska plats. Närmsta chef kan även lägga in material direkt i Novi utan att fysiskt ta sig till HR/löneavdelningens kontor.