När och varför ska man hålla ett omtankessamtal?

Omtankessamtal bör hållas när:

• Medarbetaren uppvisar tecken på ohälsa, som förändrat beteende, försämrad arbetsinsats eller ökad frånvaro.

• Frekvent korttidsfrånvaro förekommer.

• En medarbetare uttrycker att hen mår dåligt eller befinner sig i en ansträngd livssituation.

• Kollegor eller chefer ser oroande förändringar.

• Vid rehabilitering eller återgång i arbete efter längre frånvaro.

Att hålla omtankessamtal är viktigt för att:

• Fånga upp problem innan de växer.

• Visa att arbetsgivaren bryr sig och tar sitt ansvar.

• Stärka relationen mellan chef och medarbetare.

• Uppfylla arbetsgivarens skyldigheter enligt arbetsmiljö- och diskrimineringslagstiftning.

• Förebygga långtidssjukfrånvaro och minska sjukskrivningskostnader.

Vem ska hålla i omtankessamtalet?

Det är alltid närmsta chef som ansvarar för att genomföra omtankessamtalet. Chefen är ofta den som bäst känner till arbetssituationen och kan fånga upp signaler i tid. Vid behov kan HR eller företagshälsovården stötta, särskilt om situationen är komplex, men ansvaret för samtalet ligger hos chefen.

Ska man dokumentera ett omtankessamtal?

Ja, det är viktigt att dokumentera:

• Att samtalet ägt rum.

• Vilka datum samtalet hållits.

• Överenskomna åtgärder eller uppföljningar.

Däremot bör personliga detaljer som inte är relevanta för arbetet, som medicinska diagnoser, undvikas om inte medarbetaren själv godkänner och det är nödvändigt för arbetsanpassning. Dokumentationen är viktig både för att följa upp och för att visa att arbetsgivaren tar sitt rehabiliteringsansvar.

Fördelarna med att använda omtankessamtalsguiden i Adato

I vårt system Adato finns en omtankessamtalsguide som förenklar processen för både chef och medarbetare. Genom att använda guiden får ni:

• Strukturerad vägledning: Hjälper chefen att hålla ett tryggt och professionellt samtal.

• Tidsbesparing: Samtalet dokumenteras enkelt och korrekt direkt i systemet.

• Förebyggande styrka: Ger bättre möjlighet att identifiera risker och agera tidigt.

• Stöd för återkommande samtal: Guiden kan användas vid flera tillfällen, vilket skapar en röd tråd i dialogen.

• Anpassning till lagstiftning: Guiden är utformad för att följa svensk arbetsmiljö- och rehabiliteringslagstiftning.

Med Adato och omtankessamtalsguiden kan ni säkerställa att omtankesamtalen genomförs på ett enhetligt, rättssäkert och medmänskligt sätt, ett viktigt steg för ett mer hållbart arbetsliv.