Företagsledningen och företagets chefer bär det yttersta ansvaret för arbetsmiljön. SAM – det systematiska arbetsmiljöarbetet – innefattar riktlinjer och en rad verktyg för dig som chef att använda i arbetsvardagen.

Det systematiska arbetsmiljöarbetet omfattar den fysiska, digitala, organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Syftet med SAM är att anställda inte ska bli sjuka, skadas eller på annat sätt fara illa på jobbet. Arbetsmiljöarbetet är en gemensam uppgift där chefen, skyddsombudet och medarbetaren alla har olika roller i arbetet, men huvudansvaret att förebygga, införa rutiner och åtgärder som stödjer SAM ligger hos arbetsgivaren – i praktiken företagets chefer. Bolag som har fler än nio anställda måste göra en mer utförlig dokumentation, en skriftlig sammanställning av arbetsmiljöpolicyn, rutiner, fördelningsansvar av arbetsmiljöuppgifter och en årlig avstämning av företagets systematiska arbetsmiljöarbete. I Arbetsmiljöverkets författningssamling AFS 2002:1 står det klart och tydligt beskrivet vad som gäller. Arbetsmiljöverkets inspektörer gör besök på arbetsplatser och kontrollerar att arbetsmiljöarbetet fungerar och att arbetsmiljön är bra. Inspektören kan komma oanmäld, men informerar oftast om att de kommer, hur det går till och vad inspektionen ska handla om.  

Hur kan chefen uppfylla sitt arbetsmiljöansvar? 

Det kan bli kostsamt att nedprioritera arbetsmiljöarbetet. Som arbetsgivare kan man få sanktionsavgifter på upp mot 1 miljon kronor om man bryter mot reglerna. Dock kan man hamna i en situation där bristande rutiner och kontrollsystem gör det svårt att efterleva lagar och regler. En ett systematiskt arbetsmiljöarbete stöds allra bäst av digitala verktyg för rutiner och administration på plats. Med digitalt stödsystem får chefen en översikt med påminnelser när under året hen ska genomföra kontroller och likande. Det finns plats i systemet att dokumentera arbetet under arbetets gång. Miljödatas system Opus, Adato, Stella, Novi och Atlas stödjer alla SAM. De digitala verktygen förbättrar chefens arbetsmiljö genom att motverka stress som kommer när man inte klarar av att uppfylla arbetsmiljöansvaret. Med stödsystem får chefen totalbilden och kan effektivisera processen med att planera och genomföra det systematiska arbetsmiljöarbetet på sin avdelning. På Arbetsmiljöverkets hemsida finns en bra kom-igång-guide för det systematiska arbetsmiljöarbetet.

SAM – chefens roll och ansvar

Det ligger under chefens ansvar att bedriva arbetsmiljöarbetet systematiskt genom att undersöka, riskbedöma, genomföra och följa upp. Det betyder att chefen ska undersöka vilka risker som finns på arbetsplatsen och sätta in nödvändiga åtgärder så att ingen på jobbet drabbas av en olycka eller av ohälsa. Därefter ska chefen följa upp åtgärderna och kontrollera att åtgärderna eliminerat risken för skador. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska implementeras som en del i det dagliga arbetet. Det kan handla om att minska buller eller lägga till rätta för ett hållbart arbetsflöde, men också om att sjösätta en ny organisation på rätt sätt. Som chef har man ansvar att ta reda på vilka arbetsmiljöregler som gäller i den specifika situationen och informera berörda i processen. Alla medarbetare på arbetsplatsen ingår under arbetsgivarens ansvar, även inhyrd arbetskraft.

Genom SAM kan du som chef:

• Upptäcka och röja undan risker i tid
• Förhindra onödiga sjukskrivningar
• Öka produktivitet och lönsamhet
• Strukturera och skapa ordning och reda på arbetsplatsen
• Skapa förutsättningar för ett gott självledarskap

Skyddsombudets respektive medarbetarens ansvar

Skyddsombudet representerar alla på arbetsplatsen, även de som inte är fackanslutna. Vem som helst kan vända sig till skyddsombudet för att varsla om risker eller brister på jobbet. Skyddsombudet har tystnadsplikt vilket innebär att den information som skyddsombudet får, från medarbetare och chefer, inte får föras vidare utan att det är avstämt. I det systematiska arbetsmiljöarbetet är skyddsombudets roll att vara delaktig i planering- såväl som genomförandefasen och uppföljningen. I arbetsmiljölagen är även medarbetarens skyldigheter tydligt beskrivna. Medarbetaren måste följa arbetsgivarens föreskrifter, rutiner och policy samt ta ett aktivt ansvar för en god psykosocial arbetsmiljö. Som anställd har man skyldighet att rapportera risker till arbetsgivaren och ge förslag på förbättringar och åtgärder. Man ska också vara med i uppföljningen och lämna synpunkter på det som är åtgärdat. Om det man åtgärdat visar sig inte fungera kan skyddsombudet eller enskild medarbetare driva frågan vidare tills chefen löst problemet.  

Fördelning av arbetsmiljöuppgifter

Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från högsta ledning till chefer ner i organisationen kan ske muntligt eller skriftligt beroende på antal anställa. Till viss del ingår arbetsmiljöansvaret som en självklar uppgift i chefsrollen. Om bolaget har minst tio anställda måste fördelningen av arbetsmiljöuppgifter vara skriftlig, men för mellanchefens fulla kontroll över det egna ansvarsområdet, är en skriftlig fördelning att föredra oavsett antal anställda. Det ansvarig chef behöver för att fullfölja sitt arbetsmiljöuppdrag är kompetens och resurser i form av digitala systemstöd.