Därför införs den nya lagen gällande registerutdragen

Regeringen har under senare år lyft behovet av att stärka tryggheten i kommunal verksamhet där personal arbetar nära människor i utsatta situationer. Ett exempel är äldreomsorgen, där personal ofta arbetar i den äldres hem eller på särskilda boenden.

Tidigare har lagstiftningen varit tydlig när det gäller registerkontroller i verksamheter som rör barn, exempelvis skola och förskola. Däremot har motsvarande regler för arbete med vuxna saknats eller varit otydliga.

Den nya lagstiftningen ger därför kommuner tydligare stöd för att begära utdrag ur register i samband med anställningar i verksamheter där personal har nära kontakt med äldre eller personer med funktionsnedsättning.

Syftet är att:

• Stärka skyddet för äldre personer
• Minska risken att personer med olämplig bakgrund arbetar i omsorgen
• Ge kommuner bättre verktyg att göra bakgrundskontroller

Registerutdragen hanteras av Polismyndigheten och beställs av den enskilde personen, som sedan visar upp utdraget för arbetsgivaren.

Nya krav på HR och arbetsgivare i kommunerna

När lagstiftningen förändras ökar också behovet av tydliga interna rutiner.

HR behöver kunna säkerställa att kommunen:

• Begär registerutdrag vid anställning
• Dokumenterar att kontrollen har genomförts
• Följer upp att utdragen är aktuella
• Kan visa att rutinerna efterlevs

En viktig aspekt är att registerutdrag inte är giltiga hur länge som helst. I flera sammanhang betraktas ett utdrag som aktuellt under en begränsad period, vilket innebär att arbetsgivare kan behöva göra nya kontroller efter en viss tid.

Många organisationer diskuterar därför interna riktlinjer där registerutdrag kontrolleras återkommande, exempelvis var sjätte månad för timanställda eller återkommande vikarier.

En särskild utmaning är timanställda i äldreomsorgen

Inom äldreomsorgen är timanställningar vanliga.

Personal kan arbeta:

• På flera olika enheter
• Under kortare perioder
• Vid behov eller med kort varsel

Det innebär att HR och verksamhetschefer behöver ha en tydlig överblick över:

• Vilka timanställda som arbetar i verksamheten
• När deras senaste registerkontroll gjordes
• När nästa kontroll behöver göras

Om denna information hanteras i separata dokument, mejltrådar eller lokala listor finns en risk att uppföljningen blir svår att hålla samman.

För att leva upp till lagens intentioner behöver kommuner därför arbeta mer systematiskt med dokumentation och uppföljning.

Så kan HR arbeta strukturerat med registerkontroller

Ett effektivt arbetssätt för kommuner kan bygga på fem tydliga steg:

1. Identifiera berörd personal

HR och verksamhetschefer identifierar vilka roller som omfattas av registerkontroll, exempelvis personal i hemtjänst eller särskilda boenden.

2. Begära registerutdrag

Den anställde beställer utdraget från Polismyndigheten och visar upp det för arbetsgivaren.

3. Dokumentera kontrollen

När utdraget har granskats behöver arbetsgivaren dokumentera att kontrollen har genomförts.

4. Registrera datum

Datumet för kontrollen registreras för att kunna följa upp när nästa kontroll ska göras.

5. Säkerställa uppföljning

Kommunen behöver ha en rutin för återkommande uppföljning – exempelvis var sjätte månad för timanställda.

Det är här många organisationer inser att manuella processer snabbt blir svåra att hantera.

Så kan HR dokumentera och följa upp registerkontroller i Novi

För att säkerställa att registerkontroller hanteras strukturerat kan HR och chefer arbeta direkt i Novi, ett chefsstöd som används för att dokumentera och följa upp personalrelaterade ärenden.

I Novi kan kommuner skapa en tydlig och spårbar hantering av registerkontroller för personal i äldreomsorgen.

Dokumentera registerkontroller på ett säkert sätt

När en chef eller HR har granskat ett registerutdrag kan kontrollen dokumenteras direkt i Novi.

Det gör att organisationen får:

• En samlad dokumentation kopplad till medarbetaren
• Tydlig historik över genomförda kontroller
• Bättre spårbarhet vid intern uppföljning eller revision
• Logg över kontroller för timanställda

Eftersom många timanställda arbetar återkommande under längre perioder kan Novi användas för att registrera varje genomförd kontroll tillsammans med datum.

HR och chefer kan då enkelt se:

• När senaste kontroll gjordes
• Vilka medarbetare som saknar aktuell kontroll
• När nästa kontroll behöver genomföras

Det skapar en tydlig struktur även i verksamheter med många vikarier och timanställda.

Påminnelser när det är dags för ny kontroll

Om kommunen har en riktlinje om att registerutdrag ska visas upp var sjätte månad, kan Novi användas för att skapa påminnelser till ansvariga chefer.

Systemet hjälper då verksamheten att säkerställa att kontroller inte missas och att rutinerna följs över tid.

Ett praktiskt stöd för chefer i äldreomsorgen

Chefer inom äldreomsorgen ansvarar ofta för stora personalgrupper och många administrativa uppgifter. Genom att samla dokumentation, uppföljning och påminnelser i Novi blir arbetet både enklare och mer strukturerat.

HR får samtidigt bättre överblick över hur registerkontroller hanteras i organisationen.