När man pratar om arbetsmiljö är det nära tillhands att tänka på den fysiska arbetsmiljön. Men den organisatoriska och sociala arbetsmiljön – OSA – utgör en betydande del i arbetsmiljölagen och något som arbetsgivaren bör ta på största allvar.

Alla anställda har rätt till en bra arbetsmiljö. I mars 2016 skärptes arbetsmiljölagen med flera föreskrifter inom den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. I föreskrifterna beskrover Arbetsmiljöverket arbetsgivarens ansvar som bland annat omfattar arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling. I praktiken innebär det att medarbetarna ska ha en rimlig arbetsbelastning inom den tid man är anställd för att utföra sitt jobb och att det finns tillräckligt med tid för återhämtning mellan arbetspass – högst aktuellt för de som jobbar oregelbundna arbetstider. Det handlar också om att ha en bra samtalston, hur man samspelar och kommunicerar i digitala forum som mejl, sms och chatt.
Med digitalt systemstöd kan man registrera sina arbetstimmar. Det är det en relativt enkel sak att ha kontroll och följa upp, men hur kan man kontrollera att inte kränkande särbehandling förekommer och vad är egentligen kränkande särbehandling? Kränkande särbehandling kan riktas mot enskilda individer eller en grupp på arbetsplatsen. Handlingarna leder ofta till ohälsa och de drabbade hamnar utanför. Om handlingarna upprepas och pågår i minst ett halvår, kan det klassas det som mobbing. Den kränkande särbehandlingen kan ske mellan medarbetare, men även som maktutövning av en chef gentemot en medarbetare.

Investera i ett system som ger översikt och förenklar arbetet med OSA

Med ett digitalt verktyg som exempelvis Opus får man en bättre översikt och förenklar processen med att planera det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det godkända systemet enligt dataskyddslagen GDPR skapar de rätta förutsättningarna för att jobba förebyggande med den sociala och organisatoriska arbetsmiljön. Stödet hjälper chefen att på ett effektivt och strukturerat sätt genomföra rimliga och relevanta riskbedömningar. Det sker genom färdiga eller egna checklistor som kan sammanställas för att kartlägga eventuella brister i arbetsmiljön. I ett digitalt verktyg kan chefen ha sammanställningar, uppföljning av ärenden, riskbedömningar, ansvarsfördelning av uppgifter och andra arbetsmiljörelaterade insatser planerade och dokumenterade. På Arbetsmiljöverkets hemsida kan du hitta föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö samt titta på två filmer om den sjuka jobbstressen i en lång version eller kort version.

Konsekvenserna av kränkande särbehandling

Arbetsgivaren vinner på att se över delar i verksamheten som påverkar de organisatoriska förhållandena på arbetsplatsen. Det handlar om hur arbetet leds och hur man organiserar sin verksamhet. Otydlighet kring arbetsbelastning, arbetsfördelning eller förväntningar på prestationer som leder till stress och oro räknas in som arbetsrelaterade problem. Exempelvis kan en omorganisation och rationaliseringar leda till otrygghet och konkurrensförhållanden mellan anställda. En otydlighet kring medarbetares mandat och ansvar, ett otillräckligt handlingsutrymme och en otydlig rollfördelning skapar otydliga förväntningar och krav. När kränkande särbehandling på jobbet kommer arbetsgivaren till känna är man skyldig att agera och reda ut frågan. Det finns en uppenbar risk att verksamheten drabbas av minskad effektivitet och produktivitet. Det som av arbetsgivaren inte kan hanteras på ett bra sätt kan leda till konflikter, samarbetssvårigheter och sökande av syndabockar. Inte sällan råder en jargong av skämt som de som utövar kränkande särbehandlingen gömmer sig bakom, men som de flesta inte känner sig bekväma med. Det finns risk att jobbet upplevs som en otrygg arbetsplats där man saknar tillit till varandra. Det i sin tur kan leda till hög en personalomsättning.

Visa omvärlden att ni tar organisatoriska och sociala arbetsmiljön på allvar

I samband med att reglerna i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön utvidgades år 2016 och med ett allt större fokus på FN:s hållbarhetsmål har det psykiska välmående på arbetsplatsen fått ännu en dimension. Världshälsoorganisationen WHO definierar psykisk hälsa som: Ett tillstånd av välbefinnande när individen är medveten om sina egna resurser, kan hantera vardagslivets stress och motgångar, har en meningsfull tillvaro, kan göra ett gott arbete och känner sig delaktig i samhället. (WHO, 2005). Vidare har WHO definierat följande, specifikt kopplat till arbetsmiljön: Arbetsmiljö en sammanfattande benämning på biologiska, medicinska, fysiologiska, psykologiska, sociala och tekniska faktorer som i arbetssituationen eller i arbetsplatsens omgivning påverkar individen. En bra arbetsmiljö har blivit en hygienfaktor som anställda och omvärlden förväntar sig ska fungera. Företagen blir alltmer medvetna om den badwill och förlust det innebär när arbetsrelaterade problem spiller över på individer och resultat.

Ta tag i det som inte fungerar

Om enskilda medarbetare eller grupper på arbetsplatsen upplever stress på grund av brister i organisatoriska och sociala arbetsmiljön finns det möjligheter att påverka på flera nivåer. Grundläggande har arbetsgivaren skyldighet att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Det viktiga är att de problem som blir kända tas på allvar och mynnar ut i en actionplan. Arbetsgivaren kan formalisera ansvar och delegera uppgifter till chefer eller andra personer i organisationen kopplat till det systematiska arbetsmiljöarbetet. Arbetsgivaren ska samverka med skyddsombud och medarbetare. Med hjälp av rutiner och digitala verktyg har man bra redskap för att skapa en arbetsplats där alla känner sig inkluderade och trygga. Som individ behöver man se om det är något man själv kan göra annorlunda som leder till förbättringar och minskad stress. Man kan tänka på hur man bemöter sina kollegor även i stressiga situationer. Närmaste chef kan hjälpa till att prioritera när arbetsuppgifterna inte ryms inom arbetstiden. Chefens stöd är lika viktigt när det råder arbetsbrist på individnivå då det i sig är en risk för kränkande särbehandling från kollegor. När arbetsbelastningen är i obalans kan man som medarbetare ta upp frågan i sitt team som tillsammans kan finna konstruktiva lösningar för att stötta varandra på bästa sätt. Närmaste chef eller skyddsombud kan ta frågan vidare till ledningen som måste agera och skapa förutsättningar för att minska stressen.