Återkommande korttidsfrånvaro är ett tecken på att allt inte står rätt till. Problemen kan vara kopplade till arbetsmiljön såväl som till privatlivet. Genom att följa upp medarbetaren i tid kan du som ledare stötta och vända den negativa trenden.

Ett digitalt verktyg för personaladministration ger personalledaren en helhetsbild av antal sjukskrivna och antal sjukdomstillfällen inom givna perioder. Arbetsgivaren kan tidigt upptäcka ett mönster och uppmärksamma tecken på ohälsa hos personalen. I stödsystemet ser chefen all väsentlig data och information kopplad till medarbetarens sjukdomsstatistik och kan snabbt vidta de åtgärder som krävs. Med förinställda påminnelser anpassat efter vad som är relevant att ha kontroll på uppmärksammas chefen genom ett e-postmeddelande och kan arbeta med frågan på ett effektivt och strukturerat sätt. Ett exempel på ett sådant systemstöd är Adato. Vid chefsbyte finns all historik kopplat till individen och avdelningen dokumenterat i systemstödet och kan användas vidare i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Med ordning och reda uppfattas arbetsgivaren som trygg och seriös. Genom bra rutiner, snabba åtgärder och med en chef som kan personal lika bra som företagets kärnverksamhet har företaget goda förutsättningar att skapa en lönsam verksamhet.

Tidiga signaler att vara observant på

När medarbetaren sjukskriver sig ofta, kan det finnas problematik som på sikt leder till en långtidssjukskrivning. Därför vinner närmaste chef på att ta samtalet i ett tidigt skede. Signalerna kan se ut på likande sätt även om orsakerna bakom kan variera. Hos en högpresterande medarbetare kan det vara svårt att upptäcka, men de vanligaste signalerna att vara observant på är om kollegan över tid:

• har ett förändrat beteende
• har humörsvängningar
• visar brist på energi
• är lättirriterad
• har varit nedstämd
• undviker sociala sammanhang
• inte presterar på samma nivå som tidigare
• tar längre tid på sig att utföra sitt arbete

Cirka femtiofem procent av alla sjukskrivningar pågår i en till tre dagar. Efter dag sju och åtta minskar antalet sjukskrivna markant. Det är inte ovanligt att den som återkommande sjukskriver sig några få dagar, påbörjar sjukskrivningen måndag morgon. Bara en av tio är sjukskrivna i mer än två veckor, men de arbetsrelaterade sjukdomarna som beror på stress och psykosocial ohälsa börjar ofta med upprepade korttidssjukskrivningar – så här gäller det att vara uppmärksam. På Försäkringskassans hemsida kan du läsa mer om att förebygga sjukfrånvaro på arbetsplatsen.

Vad kan du göra som chef?

Genom att låta den löpande dialogen med dina medarbetare vara en central del i arbetsmiljöarbetet får du god inblick i hur medarbetarna har det. Du bygger tillit genom att skapa en öppen samtalskultur där även det obekväma samtalet har en naturlig plats. När du tar samtalet med den berörda medarbetaren gäller det att inte vara kritisk eller fördömande. Visa att du bryr dig på ett medmänskligt plan. Tänk på att det som det som du tycker verkar obetydligt mycket väl kan oroa någon annan. Fråga medarbetaren om hen själv ser hur problemen kan lösas, vilken support medarbetaren vill ha av dig och eventuellt sina kollegor. Om medarbetaren inte har några förslag är det du som närmaste chef som måste finna lösningarna. Oavsett ska en plan för bättre hälsa upprättas om medarbetaren varit sjukskriven mer än sex gånger det senaste året, men det finns inget som hindrar att ni kommer överens om att formulera en plan i ett tidigare skede. Om problemet är kopplat till arbetsmiljön kan det räcka med små insatser och arbetsanpassningar för att förebygga risken för långtidssjukskrivning.

Ta det svåra samtalet direkt

Om en medarbetare har varit sjuk fler än sex gånger under en tolv månadersperiod rekommenderas arbetsgivaren att ta reda på vad som ligger bakom samt ta fram en plan kopplad till de problem som behöver lösas. Men – det finns stora vinster att hämta genom att agera tidigare än så. Genom att plocka upp signalerna och ta samtalet i förebyggande syfte visar man att man bryr dig om medarbetaren. Närmaste chef, som ofta har ett resultatansvar med fokus på organisationens kärnverksamhet, kan ha svårt att få en överblick över av hur många gånger en medarbetare varit sjuk inom en viss period. Med hjälp av ett digitalt verktyg som Adato slipper ansvarig chef att hålla reda på viktig information och statistik manuellt och kan på så vis fokusera på det dagliga arbetet. Statistiken kan också användas på gruppnivå för att upptäcka ett eventuellt mönster som går igen hos flera anställda. Om så är fallet kan det finnas grund att koppla den negativa trenden till arbetsmiljön och då agera snabbt i frågan.

En dörr som alltid är öppen

Låt dina medarbetare veta att dörren alltid är öppen för att prata om det som känns svårt. Var transparent och informera om att medarbetaren även kan prata med en kollega som hen har förtroende för, men för att arbetsgivaren ska kunna stötta medarbetaren behöver informationen delges dig eller HR-avdelningen. Skyddsombudet som representerar alla anställda på arbetsplatsen finns också tillgänglig för samtal. Skyddsombudet tar informationen vidare med medarbetarens godkännande. Annars har skyddsombudet tystnadsplikt. Målet med att skapa en öppen företagskultur är att medarbetaren så snabbt som möjligt ska få hjälp när hen drabbats av ohälsa. Skyddsombudet ska bevaka arbetsgivarens systematiska arbetsmiljöarbete och säkerställa att det är till gagn för alla anställda. I rollen ska hen även bevaka arbetsgivarens arbete med organisering av arbetsanpassning och rehabilitering, så att det utförs på korrekt sätt. Om skyddsombudet ser brister i det systematiska arbetsmiljöarbetet ska hen varsla om det i möte med skyddskommittén där arbetsgivaren finns representerad. Här kan du som chef ta en aktiv roll och informera personalen om på vilket sätt skyddsombudet kan stötta. Skyddsombudet själv kan informera om sin roll vid ett tillfälle när all personal är samlad.