- Vi är jättenöjda! Det är roligt att föra in ett system som är så lättsamt, enkelt och smidigt!

Ulrika BertilssonPersonalkonsult - Umeå Kommun


Umeå kommun valde rehabverktyget Adato

Ulrika Bertilsson på Umeå kommun berättar om deras införande av Adato och att kommunen inte var nöjda med det systemstöd man använt i några år. Det var svårt att få ett systematiskt arbetssätt, bra översikt över rehabarbetet och svårt att motivera cheferna. Det var dags att göra något!

Varför valde ni Adato framför den rehabmodul ni varit med och utvecklat?

Personaldirektören på Umeå Kommun hörde att många pratade om Adato med goda varma ord, man hade en del problem med dåvarande rehabverktyg och de flesta chefer arbetade inte alls i dåvarande systemstöd. Våren 2010 började man titta på Adato och gjorde en gedigen undersökning (med bl a långa referenssamtal) där man satte ihop en grupp chefer som fick prova och utvärdera Adato. Efter en positiv utvärdering från cheferna följde upphandling och så småningom köp och installation av Adato, vilket har gått mycket smidigt med Miljödata. ”Vi var tre administratörer som gjorde ett ordentligt grundarbete, vilket underlättar när man är en sådan stor organisation som vi”, säger Ulrika Bertilsson. ”Vi hade inte råd att misslyckas igen med ett rehabsystem”.

Hur införde ni Adato i organisationen?

Umeå Kommun hade från starten i maj 2011 workshops för cheferna (1 förmiddag/vecka) dit cheferna anmälde sig så fort de fick ett ärende i bevakningen. Umeå Kommun har varit noga med den information som står i bevaknings-mailen till cheferna, där de bl a berättar om dessa workshops. De 425 cheferna ska vara igång med Adato nu i höst 2011 och Ulrika berättar att en del datavana chefer har börjat arbeta i Adato utan några som helst förkunskaper. Idag har kommunen 500 aktiva ärenden i Adato och cheferna tycker sig få en tydlig struktur i systemet med många aha-upplevelser. ”Adato är enkelt och bra, lätt att använda”, säger cheferna och en del av dem säger att det är första gången de är på utbildning/workshop och kan arbeta med aktiva ärenden och därmed göra nytta samtidigt!

Vilken rekommendation har ni till andra som funderar på / ska införa Adato?

Adato är lättsamt, strukturerat och har en stor användarvänlighet. Eftersom man får mycket bättre ordning och översikt så upptäckte man tack vare Adato att kommunen hade en enorm korttidssjukfrånvaro. En process för detta arbete är nu framarbetad. Det blir väldigt tydligt i Adato att det är på personer med upp till 90 dagars sjukfrånvaro som man kan spara pengar. Miljödatas personal är fantastisk på bra och snabb återkoppling och support. Sedan har man haft en del problem med organisationsträdet som inte alltid är uppdaterat samt en del småincidenter som inträffat, men det har Umeå kommun tillsammans med Miljödata löst snabbt och enkelt. Man tjänar oerhört mycket på bra förberedelser, även om Adato är smidigt att införa. Systemtätheten hos cheferna idag gör att man bara har en chans på sig att införa ett system. Ulrika avslutar med en uppmaning till övriga kommun-kollegor:

”Vi är jättenöjda! Det är roligt att föra in ett system som är så lättsamt, enkelt och smidigt!”